Compliance operations management handlar om att få rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt. Utan aktuell enhetsinformation riskerar organisationer inte bara att glida in i ett tillstånd av bristande efterlevnad eller förlora sin goda ställning, utan de riskerar också ineffektiva operationer. De kan förlora flexibilitet och motståndskraft, och, viktigare, de kan glömma de små detaljerna som kan göra eller bryta affärsstrategi och tillväxt.

att arbeta med ett efterlevnadsprogramverktyg kan bidra till att mildra dessa risker och ge flera fördelar för en organisations juridiska verksamhet. I den här artikeln tittar vi på några av fördelarna med att använda ett verktyg för efterlevnadsprogramvara – och det handlar inte bara om att kryssa i rutan för regelefterlevnad heller!

vad kan compliance software hjälpa ditt team att uppnå?

hantera och minska risken

genom att arbeta med ett efterlevnadsprogramverktyg för att jämna ut eventuella kinks i arbetsflöden och processer arbetar du med att hantera och minska risken. Men det är inte det enda sättet efterlevnad programvara hjälper till att hantera och minska risken; det kan också användas för att skapa organisationsscheman och enhet diagram för att visualisera hela strukturen för att belysa eventuella problem, och kan användas för att lämna rapporter direkt med tillsynsorgan. Meddelanden och instrumentpaneler hjälper till att flagga eventuella problem innan de blir problem, samtidigt som man skapar en enda sanningskälla minskar risken för att dubbla eller felaktiga enhetsdata används i beslutsfattandet.

öka effektiviteten

att skapa en enda källa till sanning bidrar också till att öka effektiviteten. Det betyder att det är mindre troligt att två personer kommer att skapa olika versioner av samma fil; det betyder att samma datakälla används för att driva affärer; och det betyder att det finns bättre samarbete mellan Team, bryta ner silor och öka både effektivitet och kommunikation. Att välja en molnbaserad efterlevnadsprogramvara kan också öka effektiviteten genom att föra in tredje part och intressenter i systemet – med noggrant hanterade användarbehörigheter, naturligtvis. Dessutom hjälper e-signaturer till att påskynda undertecknande uppgifter, ibland sparar dagar från arbetsflödet, medan automatisering kan frigöra företagssekreteraren att tänka mer strategiskt om sin roll.

minska kostnaderna

alla dessa effektivitetsvinster bidrar till att sänka kostnaderna, med en effektivare och effektivare arbetskraft som utnyttjar resurserna bättre. Molnbaserad efterlevnadsprogramvara bidrar också till att minska kostnaderna genom att spara kontorslokaler och lagringskostnader; allt hålls digitalt, så det finns ingen anledning att ägna ett rum till arkivskåp eller att regelbundet uppgradera den lokala servern för att säkerställa att säkerheten förblir intakt.

säkrare operationer

På tal om säkerhet är modern efterlevnadsprogramvara byggd med behoven hos moderna cybersäkerhetsteam i åtanke. Marknadsledare inom det molnbaserade juridiska teknikområdet använder det allra bästa inom säkerhetsprotokoll, medan förbättrade användarbehörigheter kan hjälpa till att skydda företagets rekord från nyfikna ögon.

förbättra flexibiliteten

att ha det centrala förvaret, den enda källan till sanning, hjälper till att möjliggöra smidig handling och snabbt tänkande. Med allt på ett ställe kan compliance-chefer och det bredare företaget vara säkra på att de har en fullständig bild av hur sakerna står och kan använda entity-diagram för att köra scenarioplanering för att se vad som kan hända om de skulle göra en förändring.

förbättra prestanda

genom att förbättra samarbete, effektivitet och flexibilitet kan juridiska driftsteam som arbetar med ett efterlevnadsprogramverktyg samla de områden i verksamheten som en gång var silade – som treasury, accounting, finance, compliance, governance och risk management – och säkerställa bättre kommunikation och bättre data. Detta ger i sin tur bättre insikter och analys, vilket kan driva organisationen mot bättre prestanda och mer tillväxt (eller rationalisering, om det är slutspelet).

spåra de små detaljerna och bli mer strategiska

med corporate secretary och legal operations-team bland de mest trafikerade lagen i en organisation, särskilt en global, kan det vara lätt för de små detaljerna att förbises. Eftersom de fokuserar på att träffa lagstadgade tidsfrister och dra ihop de omedelbara trådarna för överensstämmelse, kan de sakna ett kontrakt som måste förnyas eller ett viktigt styrelsepapper som måste undertecknas innan det kan lämnas in. Genom att använda ett efterlevnadsprogramverktyg för att både öka flexibiliteten och förbättra effektiviteten genom automatisering kan organisationer frigöra de väsentliga medarbetarna för att säkerställa att den dagliga vardagen tas om hand, samt att tänka mer strategiskt om vad dessa detaljer kan leda till.

var mer kompatibel

och i slutet av dagen betyder allt detta bättre efterlevnad totalt sett. Programverktyg för efterlevnad kan inte bara hjälpa organisationer att bli mer effektiva, utnyttja resurser bättre, förbättra prestanda och förbättra viktiga saker som flexibilitet, effektivitet, säkerhet och prestanda, men genom att använda dessa verktyg kan det också hjälpa organisationen att vara mer kompatibel övergripande. Direkta integrationer med tillsynsorgan bidrar till att underlätta bördan av regelbundna anmälningar, medan uppdaterade och fullständiga enhetsdata innebär att dessa rapporter baseras på bästa tillgängliga information. Detta innebär en mer strömlinjeformad strategi för efterlevnad och styrning.

hitta rätt efterlevnadsprogramvara för din organisation

allt detta kan bara uppnås med rätt efterlevnadsprogramverktyg för att passa din organisations behov och mål. Det finns frågor du bör ställa till alla leverantörer, och funktioner du bör se till att ditt valda efterlevnadsverktyg har, för att möjliggöra en robust bedömning som leder till rätt beslut.

leverantörer av Efterlevnadsprogramvara bör uppvisa förmågan att:

  • centralisera och automatisera arbetsflöden
  • var flexibel och skalbar
  • ha en vision för framtiden
  • erbjuda bra kundservice
  • stöd dina egna framgångsmål
  • upprätthålla säkerhet

som efterlevnadsprogramvaran från en expert på området hjälper flitiga enheter organisationer att centralisera, hantera och effektivt strukturera sin företagsrekord. Detta bidrar i sin tur till att förbättra företagsstyrningen för att bättre säkerställa efterlevnad, minska risker och förbättra beslutsfattandet.

genom att skapa ett centralt arkiv för all entitets-och efterlevnadsinformation hjälper Diligent Entities juridiska verksamheter och efterlevnadsgrupper att visa rätt information till rätt personer vid rätt tidpunkt för att slutföra rutinmässiga affärsprocesser. Ta kontakt och begär en demo för att se hur flitig efterlevnad kan ge fördelarna med ett ledande efterlevnadsverktyg till din juridiska verksamhet.