zarządzanie operacjami zgodności polega na dostarczaniu właściwych informacji właściwym ludziom we właściwym czasie. Bez aktualnych informacji o podmiotach organizacje nie tylko narażają się na ryzyko popadnięcia w stan braku zgodności lub utraty dobrej pozycji, ale także ryzykują nieefektywne działania. Mogą stracić elastyczność i odporność, a co ważniejsze, mogą stracić z oczu drobne szczegóły, które mogą stworzyć lub złamać strategię biznesową i wzrost.

praca z oprogramowaniem do zapewniania zgodności może pomóc ograniczyć te ryzyka i przynieść wiele korzyści działaniom prawnym organizacji. W tym artykule przyjrzymy się niektórym korzyściom płynącym z używania narzędzia do zapewniania zgodności z przepisami-i nie chodzi tylko o zaznaczenie pola zgodności z przepisami!

co oprogramowanie compliance może pomóc Twojemu zespołowi osiągnąć?

zarządzanie i zmniejszanie ryzyka

pracując z oprogramowaniem do zapewniania zgodności, aby wygładzić wszelkie zakłócenia w przepływach pracy i procesach, pracujesz nad zarządzaniem ryzykiem i zmniejszaniem go. Nie jest to jednak jedyny sposób, w jaki oprogramowanie do zapewniania zgodności pomaga zarządzać i zmniejszać ryzyko; może być również używane do tworzenia wykresów organizacyjnych i diagramów jednostek w celu wizualizacji całej struktury w celu podkreślenia potencjalnych problemów, a także może być używane do przesyłania raportów bezpośrednio do organów regulacyjnych. Powiadomienia i pulpity nawigacyjne pomagają również oznaczyć wszelkie obawy, zanim staną się problemami, a tworzenie jednego źródła prawdy zmniejsza ryzyko duplikatów lub niedokładnych danych podmiotu wykorzystywanych w procesie podejmowania decyzji.

Zwiększ wydajność

tworzenie jednego źródła prawdy pomaga również zwiększyć wydajność. Oznacza to, że jest mniej prawdopodobne, że dwie osoby stworzą różne wersje tego samego pliku; oznacza to, że to samo źródło danych jest wykorzystywane do prowadzenia działalności; oznacza to, że istnieje lepsza współpraca między zespołami, niszczenie silosów i zwiększenie wydajności i komunikacji. Wybór oprogramowania zgodnego z przepisami w chmurze może również zwiększyć wydajność poprzez wprowadzenie do systemu stron trzecich i interesariuszy-oczywiście dzięki starannie zarządzanym uprawnieniom użytkowników. Ponadto podpisy elektroniczne pomagają przyspieszyć obowiązki sygnatariuszy, czasami oszczędzając dni na przepływie pracy, a automatyzacja może zwolnić sekretarza korporacyjnego, aby myślał bardziej strategicznie o swojej roli.

Redukcja kosztów

wszystkie te korzyści pomagają obniżyć koszty, dzięki bardziej wydajnej i usprawnionej sile roboczej, która lepiej wykorzystuje dostępne zasoby. Oparte na chmurze oprogramowanie do zapewniania zgodności pomaga również obniżyć koszty, oszczędzając przestrzeń biurową i koszty przechowywania; wszystko jest przechowywane cyfrowo, więc nie ma potrzeby poświęcania pomieszczenia na szafki na dokumenty ani regularnej aktualizacji lokalnego serwera, aby zapewnić nienaruszone bezpieczeństwo.

bardziej bezpieczne operacje

mówiąc o bezpieczeństwie, nowoczesne oprogramowanie compliance zostało zbudowane z myślą o potrzebach nowoczesnych zespołów cyberbezpieczeństwa. Liderzy rynku w dziedzinie technologii prawnych opartych na chmurze używają najlepszych protokołów bezpieczeństwa, a zwiększone uprawnienia użytkowników mogą pomóc w ochronie firmowych rekordów przed wzrokiem ciekawskich.

Zwiększ elastyczność

posiadanie centralnego repozytorium, tego jedynego źródła prawdy, pomaga w szybkim działaniu i szybkim myśleniu. Mając wszystko w jednym miejscu, kierownicy ds. zgodności i szersza firma mogą mieć pewność, że mają pełny obraz sytuacji i mogą używać diagramów jednostek do planowania scenariuszy, aby zobaczyć, co może się stać, jeśli wprowadzą zmianę.

Poprawa wydajności

zwiększając współpracę, wydajność i elastyczność, zespoły ds. operacji prawnych pracujące z oprogramowaniem do zarządzania zgodnością mogą połączyć te obszary działalności, które kiedyś były zamknięte – takie jak skarbiec, Księgowość, Finanse, zgodność, zarządzanie i zarządzanie ryzykiem – i zapewnić lepszą komunikację i lepsze dane. To z kolei przynosi lepsze spostrzeżenia i analizy, które mogą popchnąć organizację w kierunku lepszej wydajności i większego wzrostu (lub racjonalizacji, jeśli jest to gra końcowa).

śledź małe szczegóły i bądź bardziej strategiczny

z sekretarzami korporacyjnymi i zespołami ds. operacji prawnych wśród najbardziej ruchliwych zespołów w organizacji, zwłaszcza globalnej, łatwo może być przeoczone małe szczegóły. Ponieważ koncentrują się na dotrzymywaniu terminów regulacyjnych i łączeniu bezpośrednich wątków zgodności, mogą przegapić umowę, która musi zostać odnowiona lub ważny papier firmowy, który musi zostać podpisany, zanim będzie można go złożyć. Korzystając z oprogramowania zgodnego z przepisami, aby zarówno zwiększyć elastyczność, jak i poprawić wydajność poprzez automatyzację, organizacje mogą zwolnić tych niezbędnych pracowników, aby zapewnić troskę o codzienność, a także myśleć bardziej strategicznie o tym, do czego mogą doprowadzić te szczegóły.

Bądź bardziej zgodny

, a to wszystko oznacza ogólnie lepszą zgodność. Narzędzia oprogramowania do zapewniania zgodności mogą nie tylko pomóc organizacjom w zwiększeniu wydajności, lepszym wykorzystaniu zasobów, poprawie wydajności i zwiększeniu podstawowych rzeczy, takich jak elastyczność, wydajność, bezpieczeństwo i wydajność, ale także w korzystaniu z tych narzędzi, może również pomóc organizacji w osiągnięciu ogólnej zgodności. Bezpośrednie integracje z organami regulacyjnymi pomagają zmniejszyć obciążenia związane z regularnymi zgłoszeniami, a aktualne i kompletne dane podmiotów oznaczają, że raporty te są oparte na najlepszych dostępnych informacjach. Oznacza to bardziej usprawnione podejście do zgodności i zarządzania.

Znajdź odpowiednie oprogramowanie do zapewniania zgodności dla swojej organizacji

wszystko to można osiągnąć tylko za pomocą odpowiedniego narzędzia do zapewniania zgodności, które spełni potrzeby i cele Twojej organizacji. Istnieją pytania, które należy zadać każdemu dostawcy, i funkcje, które należy zapewnić, że wybrane narzędzie do zgodności ma, aby umożliwić solidną ocenę prowadzącą do właściwej decyzji.

dostawcy oprogramowania zgodnego z przepisami powinni wykazywać zdolność do:

  • Centralizuj i automatyzuj przepływy pracy
  • Bądź elastyczny i skalowalny
  • miej wizję przyszłości
  • oferuj doskonałą obsługę klienta
  • Wspieraj własne cele sukcesu
  • utrzymuj bezpieczeństwo

jako oprogramowanie do zapewniania zgodności od eksperta w tej dziedzinie, sumienne podmioty pomagają organizacjom centralizować, zarządzać i skutecznie strukturyzować ich dokumentację korporacyjną. To z kolei pomaga poprawić zarządzanie jednostką w celu lepszego zapewnienia zgodności, zmniejszenia ryzyka i usprawnienia procesu decyzyjnego.

tworząc centralne repozytorium wszystkich informacji o podmiotach i zgodności, Diligent Entities pomaga działom prawnym i zespołom ds. zgodności w przekazywaniu właściwych informacji właściwym ludziom we właściwym czasie w celu zakończenia rutynowych procesów biznesowych. Skontaktuj się z nami i poproś o wersję demonstracyjną, aby dowiedzieć się, w jaki sposób staranna Zgodność może przynieść korzyści wiodącemu narzędziu do zapewniania zgodności z przepisami.