Compliance operations management is alles over het krijgen van de juiste informatie aan de juiste mensen op het juiste moment. Zonder up-to-date informatie over entiteiten lopen organisaties niet alleen het risico om in een staat van niet-naleving te glijden of hun goede reputatie te verliezen, maar ze riskeren ook inefficiënte activiteiten. Ze kunnen hun flexibiliteit en veerkracht verliezen en, wat nog belangrijker is, ze kunnen de kleine details uit het oog verliezen die de bedrijfsstrategie en-groei kunnen maken of breken.

werken met een compliance software tool kan helpen om deze risico ‘ s te beperken en meerdere voordelen te bieden aan de juridische activiteiten van een organisatie. In dit artikel, we kijken naar een aantal van de voordelen van het gebruik van een compliance software tool – en het is niet allemaal alleen over het aanvinken van de naleving van de regelgeving vak, hetzij!

wat kan compliance software helpen uw team te bereiken?

risico beheren en verminderen

door te werken met een compliance software tool om eventuele kniks in workflows en processen glad te strijken, werkt u aan het beheren en verminderen van risico ‘ s. Maar dat is niet de enige manier waarop compliance software helpt om risico ‘ s te beheren en te verminderen; het kan ook worden gebruikt om organisatiegrafieken en entiteitdiagrammen te maken om de hele structuur te visualiseren om mogelijke problemen te markeren, en kan worden gebruikt om rapporten rechtstreeks met regelgevende instanties in te dienen. Meldingen en dashboards helpen om eventuele zorgen te markeren voordat ze worden problemen, ook, terwijl het creëren van een enkele bron van waarheid vermindert het risico van dubbele of onjuiste entiteit gegevens worden gebruikt in de besluitvorming.

verhoog de efficiëntie

Het creëren van één enkele bron van waarheid helpt ook om de efficiëntie te verhogen. Het betekent dat het minder waarschijnlijk is dat twee mensen verschillende versies van hetzelfde bestand zullen maken; het betekent dat dezelfde gegevensbron wordt gebruikt om zaken te doen; en het betekent dat er een betere samenwerking tussen teams, het afbreken van silo ‘ s en het verhogen van zowel de efficiëntie en communicatie. Kiezen voor een cloud – based compliance software kan ook de efficiëntie verhogen door het betrekken van derden en belanghebbenden in het systeem-met zorgvuldig beheerde gebruikersrechten, natuurlijk. Daarnaast helpen eSignatures om ondertekenende taken te versnellen, waardoor soms dagen van de workflow worden bespaard, terwijl automatisering de bedrijfssecretaris kan vrijmaken om strategischer na te denken over hun rol.

kosten verlagen

al deze efficiëntieverbeteringen helpen de kosten omlaag te brengen, waarbij een efficiënter en gestroomlijnd personeelsbestand de beschikbare middelen beter benut. Cloud-based compliance software helpt ook om de kosten te verlagen door het besparen van kantoorruimte en opslagkosten; alles wordt digitaal bewaard, dus het is niet nodig om een kamer te wijden aan archiefkasten, of om de server op locatie regelmatig te upgraden om ervoor te zorgen dat de veiligheid intact blijft.

veiliger operaties

over beveiliging gesproken, moderne compliance software is gebouwd met de behoeften van moderne cybersecurity teams in het achterhoofd. Marktleiders op het gebied van cloudgebaseerde juridische technologie gebruiken het allerbeste op het gebied van beveiligingsprotocollen, terwijl verbeterde gebruikersmachtigingen kunnen helpen om het bedrijfsrecord te beschermen tegen nieuwsgierige blikken.

verbetering van de flexibiliteit

het hebben van die centrale opslagplaats, die enige bron van waarheid, helpt om snel handelen en snel denken mogelijk te maken. Met alles op één plek, kunnen compliance managers en het bredere bedrijf er zeker van zijn dat ze het volledige beeld hebben van hoe de dingen staan, en kunnen entity diagramming gebruiken om scenarioplanning uit te voeren om te zien wat er zou kunnen gebeuren als ze een verandering zouden aanbrengen.

verbeter de prestaties

door de samenwerking, efficiëntie en flexibiliteit te verbeteren, kunnen legal operations teams die werken met een compliance software tool die gebieden van de business samenbrengen die ooit in een silo zaten – zoals treasury, accounting, finance, compliance, governance en risicobeheer – en zorgen voor betere communicatie en betere gegevens. Dit, op zijn beurt, brengt betere inzichten en analyse, die de organisatie kan rijden naar betere prestaties en meer groei (of rationalisatie, als dat het eindspel).

Volg de kleine details en wees strategischer

met de Corporate secretary en legal operations teams onder de drukste teams in een organisatie, vooral een wereldwijde, kan het gemakkelijk zijn om de kleine details over het hoofd te zien. Als ze zich richten op het raken van wettelijke deadlines en het samenbrengen van de onmiddellijke threads van de naleving, kunnen ze missen een contract dat moet worden verlengd of een belangrijk board paper dat moet worden ondertekend voordat het kan worden ingediend. Door het gebruik van een compliance software tool om zowel de flexibiliteit te verbeteren en de efficiëntie te verbeteren door middel van automatisering, kunnen organisaties vrij te maken die essentiële medewerkers om ervoor te zorgen dat de nitty-gritty van de dag-tot-dag wordt verzorgd, evenals om meer strategisch na te denken over wat die details kunnen leiden tot.

meer compliant zijn

en aan het eind van de dag betekent dit alles een betere compliance in het algemeen. Compliance software tools kunnen niet alleen organisaties helpen om efficiënter te zijn, beter gebruik te maken van middelen, de prestaties te verbeteren en essentiële zaken zoals flexibiliteit, efficiëntie, beveiliging en prestaties te verbeteren, maar door deze tools te gebruiken, kan het ook de organisatie helpen om over het algemeen meer compliant te zijn. Directe integraties met regelgevende instanties helpen om de last van regelmatige aanmeldingen te verlichten, terwijl up-to-date en volledige entiteitsgegevens betekent dat deze rapporten worden gebaseerd op de beste beschikbare informatie. Dit betekent een meer gestroomlijnde aanpak van compliance en governance.

vind de juiste compliance software voor uw organisatie

dit alles kan alleen worden bereikt met de juiste compliance software tool die past bij de behoeften en doelen van uw organisatie. Er zijn vragen die u moet stellen van alle leveranciers, en functies die u moet ervoor zorgen dat uw gekozen compliance software tool heeft, om een robuuste beoordeling die leidt tot de juiste beslissing mogelijk te maken.

leveranciers van Compliancesoftware moeten de mogelijkheid hebben om:

  • centraliseer en automatiseer workflows
  • flexibel en schaalbaar
  • heb een visie voor de toekomst
  • bied een goede klantenservice
  • Ondersteun uw eigen succesdoelen
  • onderhoud beveiliging

als de compliance software van een expert in het veld, helpt Diligent Entities organisaties om hun bedrijfsrecord te centraliseren, beheren en effectief te structureren. Dit draagt op zijn beurt bij tot een beter bestuur van entiteiten om naleving beter te waarborgen, risico ‘ s te beperken en de besluitvorming te verbeteren.

door het creëren van een centrale opslagplaats voor alle entiteit-en compliance-informatie, helpt Diligent Entities juridische activiteiten en complianceteams om op het juiste moment de juiste informatie naar de juiste mensen te brengen om routinematige bedrijfsprocessen te voltooien. Neem contact op en vraag een demo aan om te zien hoe Diligent Compliance de voordelen van een toonaangevende compliance software tool kan bieden aan uw juridische activiteiten.