Compliance operations management handler om å få riktig informasjon til de riktige personene til rett tid. Uten oppdatert enhetsinformasjon risikerer organisasjoner ikke bare å skli inn i en tilstand av manglende overholdelse eller miste sitt gode omdømme, men de risikerer også ineffektiv drift. De kan miste fleksibilitet og motstandskraft, og viktigere, de kan miste de små detaljene som kan gjøre eller ødelegge forretningsstrategi og vekst.

Å Arbeide med et samsvarsprogramvareverktøy kan bidra til å redusere disse risikoene og gi flere fordeler til en organisasjons juridiske operasjoner. I denne artikkelen ser vi på noen av fordelene ved å bruke et compliance-programvareverktøy-og det handler ikke bare om å krysse av i forskriftssamsvar-boksen heller!

Hva kan compliance programvare hjelpe teamet ditt til å oppnå?

Administrer og reduser risiko

ved å arbeide med et samsvarsprogramvareverktøy for å jevne ut eventuelle kinks i arbeidsflyter og prosesser, jobber du med å administrere og redusere risiko. Det kan også brukes til å lage organisasjonskart og enhetsdiagrammer for å visualisere hele strukturen for å markere eventuelle potensielle problemer, og kan brukes til å sende rapporter direkte til tilsynsorganer. Varsler og oversikter hjelper til med å flagge eventuelle bekymringer før de blir problemer også, mens oppretting av en enkelt sannhetskilde reduserer risikoen for dupliserte eller unøyaktige enhetsdata som brukes i beslutningsprosesser.

Øk effektiviteten

Å Skape en enkelt sannhetskilde bidrar også til å øke effektiviteten. Det betyr at det er mindre sannsynlig at to personer vil lage forskjellige versjoner av samme fil; det betyr at den samme datakilden brukes til å drive virksomheten; og det betyr at det er bedre samarbeid på tvers av lag, bryte ned siloer og øke både effektivitet og kommunikasjon. Å velge en skybasert samsvarsprogramvare kan også øke effektiviteten ved å bringe tredjeparter og interessenter inn i systemet-med nøye administrerte brukertillatelser, selvfølgelig. I tillegg bidrar esignaturer til å øke hastigheten på signataroppgaver, noen ganger sparer dager fra arbeidsflyten, mens automatisering kan frigjøre bedriftssekretæren til å tenke mer strategisk om sin rolle.

Reduser kostnadene

Alle disse effektivitetene bidrar til å redusere kostnadene, med en mer effektiv og strømlinjeformet arbeidsstyrke som utnytter ressursene bedre. Skybasert samsvarsprogramvare bidrar også til å redusere kostnadene ved å spare kontorplass og lagringskostnader; alt holdes digitalt, så det er ikke nødvendig å dedikere et rom til arkivskap, eller å oppgradere den lokale serveren regelmessig for å sikre at sikkerheten forblir intakt.

Sikrere operasjoner

Når det Gjelder sikkerhet, er moderne samsvarsprogramvare bygget med behovene til moderne cybersikkerhetsteam i tankene. Markedsledere i det skybaserte juridiske teknologifeltet bruker det aller beste innen sikkerhetsprotokoller, mens forbedrede brukertillatelser kan bidra til å beskytte bedriftens rekord fra nysgjerrige øyne.

Forbedre fleksibiliteten

Å Ha det sentrale depotet, den eneste sannhetskilden, bidrar til å muliggjøre kvikk handling og rask tenkning. Med alt på ett sted, kan compliance-ledere og det bredere selskapet være sikre på at de har hele bildet av hvordan ting står, og kan bruke entity-diagram til å kjøre scenarieplanlegging for å se hva som kan skje hvis de skulle gjøre en endring.

Forbedre ytelsen

ved å styrke samarbeid, effektivitet og fleksibilitet kan juridiske driftsteam som arbeider med et programvareverktøy for samsvar, samle de områdene av virksomheten som en gang ble siled – for eksempel finans, regnskap, økonomi, samsvar, styring og risikostyring – og sikre bedre kommunikasjon og bedre data. Dette gir i sin tur bedre innsikt og analyse, noe som kan drive organisasjonen mot bedre ytelse og mer vekst (eller rasjonalisering, hvis det er sluttspillet).

Spor de små detaljene og vær mer strategiske

med corporate secretary og legal operations teams blant de travleste lagene i en organisasjon, spesielt en global, kan det være enkelt for de små detaljene å bli oversett. Som de fokuserer på å treffe regulatoriske tidsfrister og trekke sammen de umiddelbare tråder av samsvar, kan de gå glipp av en kontrakt som må fornyes eller en viktig tavle papir som må signeres før det kan bli arkivert. Ved å bruke et compliance-programvareverktøy for både å øke fleksibiliteten og forbedre effektiviteten gjennom automatisering, kan organisasjoner frigjøre de viktige medarbeiderne for å sikre at det daglige blir tatt vare på, samt å tenke mer strategisk om hva disse detaljene kan føre til.

Vær mer kompatibel

Og på slutten av dagen betyr alt dette bedre samsvar generelt. Compliance-programvareverktøy kan ikke bare hjelpe organisasjoner til å bli mer effektive, gjøre bedre bruk av ressurser, forbedre ytelsen og forbedre viktige ting som fleksibilitet, effektivitet, sikkerhet og ytelse, men ved å bruke disse verktøyene kan det også hjelpe organisasjonen til å være mer kompatibel generelt. Direkte integrasjoner med tilsynsorganer bidrar til å lette byrden av regelmessige registreringer, mens oppdaterte og komplette enhetsdata betyr at disse rapportene er basert på den beste tilgjengelige informasjonen. Dette betyr en mer strømlinjeformet tilnærming til compliance og governance.

Finn riktig samsvarsprogramvare for organisasjonen

Alt dette kan bare oppnås med riktig samsvarsprogramvareverktøy som passer til organisasjonens behov og mål. Det er spørsmål du bør stille fra alle leverandører, og funksjoner du bør sikre at ditt valgte samsvarsprogramvareverktøy har, for å muliggjøre en robust vurdering som fører til riktig beslutning.

Compliance programvareleverandører bør vise evne til å:

  • Sentraliser og automatiser arbeidsflyter
  • Vær fleksibel og skalerbar
  • Har en visjon for fremtiden
  • Tilby god kundeservice
  • Støtte dine egne suksessmål
  • Opprettholde sikkerhet
  • Som compliance programvare fra en ekspert på feltet, Hjelper Flittige Enheter organisasjoner til å sentralisere, administrere og effektivt strukturere bedriftens rekord. Dette bidrar i sin tur til å forbedre enhetsstyring for bedre å sikre samsvar, redusere risiko og forbedre beslutningsprosessen.Ved å opprette et sentralt oppbevaringssted for alle enheter og samsvarsinformasjon, Hjelper Flittige Enheter juridiske operasjoner og samsvarsteam med å overføre riktig informasjon til de riktige personene til rett tid for å fullføre rutinemessige forretningsprosesser. Ta kontakt og be om en demonstrasjon for å se Hvordan Flittig Overholdelse kan gi fordelene med et ledende programvareverktøy for samsvar til din juridiske virksomhet.