La gestione delle operazioni di conformità consiste nel fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto. Senza informazioni aggiornate sulle entità, le organizzazioni non solo corrono il rischio di scivolare in uno stato di non conformità o di perdere la loro reputazione, ma rischiano anche operazioni inefficienti. Possono perdere flessibilità e resilienza e, cosa più importante, possono perdere di vista i piccoli dettagli che potrebbero creare o interrompere la strategia e la crescita aziendale.

Lavorare con uno strumento software di conformità può aiutare a mitigare questi rischi e a portare molteplici vantaggi alle operazioni legali di un’organizzazione. In questo articolo, esaminiamo alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di uno strumento software di conformità-e non si tratta solo di spuntare la casella di conformità normativa!

Che cosa può il software di conformità aiutare il vostro team a raggiungere?

Gestire e ridurre il rischio

Lavorando con uno strumento software di conformità per appianare eventuali nodi nei flussi di lavoro e nei processi, si sta lavorando per gestire e ridurre il rischio. Ma questo non è l’unico modo in cui il software di conformità aiuta a gestire e ridurre i rischi; può anche essere utilizzato per creare organigrammi e diagrammi di entità per visualizzare l’intera struttura per evidenziare eventuali problemi potenziali e può essere utilizzato per archiviare report direttamente con gli organismi di regolamentazione. Le notifiche e i dashboard aiutano a segnalare eventuali problemi prima che diventino problemi, mentre la creazione di un’unica fonte di verità attenua il rischio che i dati delle entità duplicati o imprecisi vengano utilizzati nel processo decisionale.

Aumentare l’efficienza

La creazione di un’unica fonte di verità aiuta anche ad aumentare l’efficienza. Significa che è meno probabile che due persone creino versioni diverse dello stesso file; significa che la stessa origine dati viene utilizzata per guidare il business; e significa che c’è una migliore collaborazione tra i team, abbattendo i silos e aumentando sia l’efficienza che la comunicazione. Optare per un software di conformità basato su cloud può anche aumentare l’efficienza portando terze parti e stakeholder nel sistema-con autorizzazioni utente accuratamente gestite, ovviamente. Inoltre, le firme elettroniche aiutano ad accelerare i doveri dei firmatari, a volte risparmiando giorni dal flusso di lavoro, mentre l’automazione può liberare il segretario aziendale per pensare in modo più strategico al proprio ruolo.

Ridurre i costi

Tutte queste efficienze aiutano a ridurre i costi, con una forza lavoro più efficiente e snella che sfrutta meglio le risorse disponibili. Il software di conformità basato su cloud aiuta anche a ridurre i costi risparmiando spazio ufficio e costi di archiviazione; tutto è tenuto digitalmente, quindi non c’è bisogno di dedicare una stanza per schedari, o per aggiornare il server on-premise su base regolare per garantire la sicurezza rimane intatto.

Operazioni più sicure

Parlando di sicurezza, il moderno software di conformità è costruito tenendo conto delle esigenze dei moderni team di sicurezza informatica. I leader di mercato nel campo della tecnologia legale basata su cloud utilizzano i migliori protocolli di sicurezza, mentre le autorizzazioni utente avanzate possono aiutare a proteggere il record aziendale da occhi indiscreti.

Migliora la flessibilità

Avere quel repository centrale, quell’unica fonte di verità, aiuta a consentire un’azione agile e un pensiero rapido. Con tutto in un unico posto, i responsabili della conformità e l’azienda in generale possono essere certi di avere il quadro completo di come stanno le cose e possono utilizzare la creazione di diagrammi di entità per eseguire la pianificazione degli scenari per vedere cosa potrebbe accadere se dovessero apportare un cambiamento.

Migliorare le prestazioni

Migliorando la collaborazione, l’efficienza e la flessibilità, i team delle operazioni legali che lavorano con uno strumento software di conformità possono riunire quelle aree del business che una volta erano silos – come tesoreria, contabilità, finanza, conformità, governance e gestione del rischio – e garantire una migliore comunicazione e dati migliori. Questo, a sua volta, porta approfondimenti e analisi migliori, che possono guidare l’organizzazione verso prestazioni migliori e una maggiore crescita (o razionalizzazione, se questo è il gioco finale).

Tenere traccia dei piccoli dettagli ed essere più strategico

Con il segretario aziendale e le operazioni legali squadre tra i team più attivi in un’organizzazione, in particolare uno globale, può essere facile per i piccoli dettagli da trascurare. Mentre si concentrano sul raggiungimento delle scadenze normative e sulla messa insieme dei fili immediati di conformità, potrebbero perdere un contratto che deve essere rinnovato o un importante documento di bordo che deve essere firmato prima che possa essere archiviato. Utilizzando uno strumento software di conformità sia per migliorare la flessibilità e migliorare l’efficienza attraverso l’automazione, le organizzazioni possono liberare quei membri del personale essenziali per garantire che il nocciolo della giornata è preso cura di, così come a pensare in modo più strategico su ciò che tali dettagli potrebbero portare a.

Sii più conforme

E, alla fine della giornata, tutto ciò significa una migliore conformità complessiva. Gli strumenti software di conformità non solo possono aiutare le organizzazioni ad essere più efficienti, a utilizzare meglio le risorse, a migliorare le prestazioni e a migliorare le cose essenziali come flessibilità, efficienza, sicurezza e prestazioni, ma nell’utilizzo di questi strumenti possono anche aiutare l’organizzazione a essere più conforme nel complesso. Le integrazioni dirette con gli organismi di regolamentazione aiutano ad alleggerire l’onere delle limature regolari, mentre i dati delle entità aggiornati e completi significano che tali rapporti si basano sulle migliori informazioni disponibili. Ciò significa un approccio più snello alla conformità e alla governance.

Trova il software di conformità giusto per la tua organizzazione

Tutto questo può essere raggiunto solo con lo strumento software di conformità giusto per soddisfare le esigenze e gli obiettivi della tua organizzazione. Ci sono domande che dovresti porre a qualsiasi fornitore e funzionalità che dovresti garantire lo strumento software di conformità scelto, per consentire una valutazione solida che porti alla decisione giusta.

I fornitori di software di conformità dovrebbero mostrare la capacità di:

  • Centralizzare e automatizzare i flussi di lavoro
  • Essere scalabile e flessibile
  • Avere una visione per il futuro
  • Offrire un ottimo servizio clienti
  • Supporto per il proprio successo obiettivi
  • Mantenere la sicurezza

Come il software di conformità da parte di un esperto nel campo, Diligente Entità aiuta le organizzazioni a centralizzare, gestire in modo efficace e struttura aziendale record. Questo, a sua volta, aiuta a migliorare la governance delle entità per garantire meglio la conformità, mitigare i rischi e migliorare il processo decisionale.

Creando un repository centrale per tutte le informazioni sull’entità e sulla conformità, Diligent Entities aiuta le operazioni legali e i team di conformità a fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto per completare i processi aziendali di routine. Mettiti in contatto e richiedi una demo per vedere come la conformità diligente può portare i vantaggi di uno strumento software di conformità leader nelle tue operazioni legali.