La gestion des opérations de conformité consiste à transmettre les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Sans informations actualisées sur les entités, les organisations courent non seulement le risque de tomber dans un état de non-conformité ou de perdre leur réputation, mais elles risquent également de ne pas fonctionner correctement. Ils peuvent perdre de la flexibilité et de la résilience et, plus important encore, ils peuvent perdre de vue les petits détails qui pourraient faire ou défaire la stratégie et la croissance de l’entreprise.

Travailler avec un outil logiciel de conformité peut aider à atténuer ces risques et à apporter de multiples avantages aux opérations juridiques d’une organisation. Dans cet article, nous examinons certains des avantages de l’utilisation d’un outil logiciel de conformité – et il ne s’agit pas seulement de cocher la case de conformité réglementaire non plus!

Qu’est-ce que le logiciel de conformité peut aider votre équipe à atteindre ?

Gérer et réduire les risques

En travaillant avec un outil logiciel de conformité pour atténuer les problèmes dans les flux de travail et les processus, vous travaillez à gérer et à réduire les risques. Mais ce n’est pas la seule façon dont le logiciel de conformité aide à gérer et à réduire les risques; il peut également être utilisé pour créer des organigrammes et des diagrammes d’entités pour visualiser l’ensemble de la structure afin de mettre en évidence les problèmes potentiels, et peut être utilisé pour déposer des rapports directement auprès des organismes de réglementation. Les notifications et les tableaux de bord aident à signaler les préoccupations avant qu’elles ne deviennent des problèmes, tout en créant une source unique de vérité atténue le risque que des données d’entité dupliquées ou inexactes soient utilisées dans la prise de décision.

Augmenter l’efficacité

Créer une source unique de vérité contribue également à augmenter l’efficacité. Cela signifie qu’il est moins probable que deux personnes créent des versions différentes du même fichier; cela signifie que la même source de données est utilisée pour stimuler l’activité; et cela signifie qu’il y a une meilleure collaboration entre les équipes, en éliminant les silos et en augmentant à la fois l’efficacité et la communication. Opter pour un logiciel de conformité basé sur le cloud peut également augmenter l’efficacité en intégrant des tiers et des parties prenantes dans le système – avec des autorisations utilisateur soigneusement gérées, bien sûr. De plus, les signatures électroniques aident à accélérer les tâches des signataires, économisant parfois des jours sur le flux de travail, tandis que l’automatisation peut libérer le secrétaire d’entreprise pour réfléchir de manière plus stratégique à son rôle.

Réduire les coûts

Toutes ces économies contribuent à réduire les coûts, avec une main-d’œuvre plus efficace et rationalisée qui utilise mieux les ressources disponibles. Le logiciel de conformité basé sur le cloud permet également de réduire les coûts en économisant de l’espace de bureau et des coûts de stockage; tout est conservé numériquement, il n’est donc pas nécessaire de consacrer une pièce aux classeurs ou de mettre à niveau régulièrement le serveur sur site pour garantir la sécurité.

Des opérations plus sécurisées

En parlant de sécurité, les logiciels de conformité modernes sont conçus pour répondre aux besoins des équipes de cybersécurité modernes. Les leaders du marché dans le domaine des technologies juridiques basées sur le cloud utilisent le meilleur des protocoles de sécurité, tandis que des autorisations utilisateur améliorées peuvent aider à protéger le dossier de l’entreprise des regards indiscrets.

Améliorer la flexibilité

Avoir ce référentiel central, cette source unique de vérité, aide à permettre une action agile et une réflexion rapide. Avec tout au même endroit, les responsables de la conformité et l’ensemble de l’entreprise peuvent être assurés qu’ils ont une image complète de la situation et peuvent utiliser la création de diagrammes d’entités pour exécuter la planification de scénarios afin de voir ce qui pourrait se passer s’ils devaient apporter un changement.

Améliorer les performances

En améliorant la collaboration, l’efficacité et la flexibilité, les équipes des opérations juridiques travaillant avec un outil logiciel de conformité peuvent regrouper les domaines de l’entreprise autrefois cloisonnés – tels que la trésorerie, la comptabilité, les finances, la conformité, la gouvernance et la gestion des risques – et assurer une meilleure communication et de meilleures données. Cela, à son tour, apporte de meilleures idées et analyses, ce qui peut conduire l’organisation vers de meilleures performances et plus de croissance (ou de rationalisation, si c’est la fin du jeu).

Suivez les petits détails et soyez plus stratégique

Avec le secrétaire général et les équipes des opérations juridiques parmi les équipes les plus occupées d’une organisation, en particulier mondiale, il peut être facile de négliger les petits détails. Comme ils se concentrent sur le respect des délais réglementaires et le rapprochement des fils immédiats de la conformité, ils peuvent manquer un contrat qui doit être renouvelé ou un document de conseil important qui doit être signé avant de pouvoir être déposé. En utilisant un outil logiciel de conformité pour améliorer à la fois la flexibilité et l’efficacité grâce à l’automatisation, les organisations peuvent libérer ces membres du personnel essentiels pour s’assurer que le quotidien est pris en charge, ainsi que pour réfléchir de manière plus stratégique à ce que ces détails pourraient mener.

Soyez plus conforme

Et, au bout du compte, tout cela signifie une meilleure conformité globale. Les outils logiciels de conformité peuvent non seulement aider les organisations à être plus efficaces, à mieux utiliser les ressources, à améliorer les performances et à améliorer des éléments essentiels tels que la flexibilité, l’efficacité, la sécurité et les performances, mais en utilisant ces outils, ils peuvent également aider l’organisation à être globalement plus conforme. Les intégrations directes avec les organismes de réglementation aident à alléger le fardeau des dépôts réguliers, tandis que des données d’entité à jour et complètes signifient que ces rapports sont basés sur les meilleures informations disponibles. Cela signifie une approche plus rationalisée de la conformité et de la gouvernance.

Trouvez le logiciel de conformité adapté à votre organisation

Tout cela ne peut être réalisé qu’avec le logiciel de conformité adapté aux besoins et aux objectifs de votre organisation. Il y a des questions que vous devriez poser à tous les fournisseurs, et des fonctionnalités que vous devez vous assurer que l’outil logiciel de conformité que vous avez choisi possède, pour permettre une évaluation robuste menant à la bonne décision.

Les fournisseurs de logiciels de conformité doivent montrer la capacité de:

  • Centraliser et automatiser les flux de travail
  • Être flexible et évolutif
  • Avoir une vision pour l’avenir
  • Offrir un excellent service client
  • Soutenir vos propres objectifs de réussite
  • Maintenir la sécurité

En tant que logiciel de conformité d’un expert dans le domaine, Diligent Entities aide les organisations à centraliser, gérer et structurer efficacement leur dossier d’entreprise. Cela, à son tour, contribue à améliorer la gouvernance de l’entité afin de mieux assurer la conformité, d’atténuer les risques et d’améliorer la prise de décision.

En créant un référentiel central pour toutes les informations sur les entités et la conformité, Diligent Entities aide les équipes des opérations juridiques et de la conformité à communiquer les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment afin de compléter les processus métier de routine. Contactez-nous et demandez une démonstration pour voir comment une conformité diligente peut apporter les avantages d’un outil logiciel de conformité de premier plan à vos opérations juridiques.