La gestión de operaciones de cumplimiento de normas consiste en proporcionar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado. Sin información de entidad actualizada, las organizaciones no solo corren el riesgo de caer en un estado de incumplimiento o perder su reputación, sino que también corren el riesgo de operaciones ineficientes. Pueden perder flexibilidad y resiliencia, y, lo que es más importante, pueden perder de vista los pequeños detalles que podrían hacer o deshacer la estrategia y el crecimiento del negocio.

Trabajar con una herramienta de software de cumplimiento puede ayudar a mitigar estos riesgos y aportar múltiples beneficios a las operaciones legales de una organización. En este artículo, analizamos algunos de los beneficios de usar una herramienta de software de cumplimiento, ¡y tampoco se trata solo de marcar la casilla de cumplimiento normativo!

¿Qué puede ayudar a lograr el software de cumplimiento normativo a su equipo?

Administrar y reducir el riesgo

Al trabajar con una herramienta de software de cumplimiento para suavizar cualquier error en los flujos de trabajo y los procesos, está trabajando para administrar y reducir el riesgo. Pero esa no es la única forma en que el software de cumplimiento ayuda a administrar y reducir el riesgo; también se puede usar para crear organigramas y diagramas de entidades para visualizar toda la estructura y resaltar cualquier problema potencial, y se puede usar para presentar informes directamente con los organismos reguladores. Las notificaciones y los paneles ayudan a marcar cualquier preocupación antes de que se conviertan en problemas, al tiempo que la creación de una única fuente de información mitiga el riesgo de que se utilicen datos de entidad duplicados o inexactos en la toma de decisiones.

Aumentar la eficiencia

Crear una única fuente de verdad también ayuda a aumentar la eficiencia. Significa que es menos probable que dos personas creen versiones diferentes del mismo archivo; significa que se está utilizando la misma fuente de datos para impulsar el negocio; y significa que hay una mejor colaboración entre los equipos, rompiendo los silos y aumentando la eficiencia y la comunicación. Optar por un software de cumplimiento basado en la nube también puede aumentar la eficiencia al incorporar al sistema a terceros y partes interesadas, por supuesto, con permisos de usuario cuidadosamente administrados. Además, las firmas electrónicas ayudan a acelerar las tareas de los firmantes, a veces ahorrando días del flujo de trabajo, mientras que la automatización puede liberar al secretario corporativo para pensar de manera más estratégica sobre su función.

Reducir costos

Todas estas eficiencias ayudan a reducir los costos, con una fuerza de trabajo más eficiente y optimizada que hace un mejor uso de los recursos disponibles. El software de cumplimiento basado en la nube también ayuda a reducir los costos al ahorrar espacio de oficina y costos de almacenamiento; todo se guarda digitalmente, por lo que no es necesario dedicar una sala a archivadores o actualizar el servidor local de forma regular para garantizar que la seguridad permanezca intacta.

Operaciones más seguras

Hablando de seguridad, el software de cumplimiento moderno está diseñado teniendo en cuenta las necesidades de los equipos de ciberseguridad modernos. Los líderes del mercado en el campo de la tecnología legal basada en la nube utilizan los mejores protocolos de seguridad, mientras que los permisos de usuario mejorados pueden ayudar a proteger el registro corporativo de miradas indiscretas.

Mejora la flexibilidad

Tener ese repositorio central, esa única fuente de verdad, ayuda a permitir una acción ágil y un pensamiento rápido. Con todo en un solo lugar, los gerentes de cumplimiento y la empresa en general pueden estar seguros de tener una imagen completa de cómo están las cosas, y pueden usar la diagramación de entidades para ejecutar la planificación de escenarios para ver qué podría suceder si hicieran un cambio.

Mejorar el rendimiento

Al mejorar la colaboración, la eficiencia y la flexibilidad, los equipos de operaciones legales que trabajan con una herramienta de software de cumplimiento pueden reunir aquellas áreas del negocio que antes estaban aisladas, como tesorería, contabilidad, finanzas, cumplimiento, gobernanza y gestión de riesgos, y garantizar una mejor comunicación y mejores datos. Esto, a su vez, aporta mejores conocimientos y análisis, lo que puede impulsar a la organización hacia un mejor rendimiento y más crecimiento (o racionalización, si ese es el objetivo final).

Haga un seguimiento de los pequeños detalles y sea más estratégico

Con el secretario corporativo y los equipos de operaciones legales entre los equipos más activos de una organización, especialmente una global, puede ser fácil pasar por alto los pequeños detalles. A medida que se centran en cumplir con los plazos reglamentarios y unir los hilos inmediatos de cumplimiento, es posible que pierdan un contrato que debe renovarse o un importante papel de cartón que debe firmarse antes de que se pueda presentar. Al utilizar una herramienta de software de cumplimiento para mejorar la flexibilidad y la eficiencia a través de la automatización, las organizaciones pueden liberar a los miembros esenciales del personal para garantizar que se cuide lo esencial del día a día, así como para pensar de manera más estratégica sobre lo que podrían conducir esos detalles.

Ser más compatible

Y, al final del día, todo esto significa un mejor cumplimiento en general. Las herramientas de software de cumplimiento normativo no solo pueden ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, hacer un mejor uso de los recursos, mejorar el rendimiento y mejorar aspectos esenciales como la flexibilidad, la eficiencia, la seguridad y el rendimiento, sino que, al usar estas herramientas, también pueden ayudar a la organización a cumplir mejor las normas en general. Las integraciones directas con los organismos reguladores ayudan a aliviar la carga de las presentaciones regulares, mientras que los datos de entidad actualizados y completos significan que esos informes se basan en la mejor información disponible. Esto significa un enfoque más simplificado para el cumplimiento y la gobernanza.

Encuentre el software de cumplimiento adecuado para su organización

Todo esto solo se puede lograr con la herramienta de software de cumplimiento adecuada para satisfacer las necesidades y los objetivos de su organización. Hay preguntas que debe hacer a cualquier proveedor y características que debe garantizar que la herramienta de software de cumplimiento elegida tenga, para permitir una evaluación sólida que conduzca a la decisión correcta.

Los proveedores de software de cumplimiento deben exhibir la capacidad de:

  • Centralice y automatice flujos de trabajo
  • Sea flexible y escalable
  • Tenga una visión para el futuro
  • Ofrezca un excelente servicio al cliente
  • Apoye sus propios objetivos de éxito
  • Mantenga la seguridad

Como el software de cumplimiento de un experto en el campo, Diligent Entities ayuda a las organizaciones a centralizar, administrar y estructurar de manera efectiva su registro corporativo. Esto, a su vez, ayuda a mejorar la gobernanza de la entidad para garantizar mejor el cumplimiento, mitigar el riesgo y mejorar la toma de decisiones.

Al crear un repositorio central para toda la información de entidades y cumplimiento, Diligent Entities ayuda a los equipos de operaciones legales y cumplimiento a presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado para completar los procesos de negocio rutinarios. Póngase en contacto y solicite una demostración para ver cómo el Cumplimiento diligente puede aportar los beneficios de una herramienta de software de cumplimiento líder a sus operaciones legales.