Beim Compliance Operations Management geht es darum, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln. Ohne aktuelle Unternehmensinformationen laufen Unternehmen nicht nur Gefahr, in einen Zustand der Nichteinhaltung zu geraten oder ihren guten Ruf zu verlieren, sondern riskieren auch ineffiziente Abläufe. Sie können an Flexibilität und Belastbarkeit verlieren, und, was noch wichtiger ist, sie können die kleinen Details aus den Augen verlieren, die die Geschäftsstrategie und das Wachstum beeinflussen oder beeinträchtigen könnten.

Die Arbeit mit einem Compliance-Software-Tool kann dazu beitragen, diese Risiken zu mindern und den rechtlichen Abläufen eines Unternehmens mehrere Vorteile zu bringen. In diesem Artikel betrachten wir einige der Vorteile der Verwendung eines Compliance–Software-Tools – und es geht auch nicht nur darum, das Kontrollkästchen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu aktivieren!

Was kann Compliance-Software Ihrem Team helfen?

Risiken managen und reduzieren

Wenn Sie mit einem Compliance-Softwaretool arbeiten, um Fehler in Workflows und Prozessen zu beheben, arbeiten Sie daran, Risiken zu managen und zu reduzieren. Aber das ist nicht die einzige Art und Weise, wie Compliance-Software hilft, Risiken zu verwalten und zu reduzieren; Es kann auch verwendet werden, um Organigramme und Entitätsdiagramme zu erstellen, um die gesamte Struktur zu visualisieren, um mögliche Probleme hervorzuheben, und kann verwendet werden, um Berichte direkt bei Aufsichtsbehörden einzureichen. Benachrichtigungen und Dashboards helfen, Bedenken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, während die Schaffung einer einzigen Wahrheitsquelle das Risiko verringert, dass doppelte oder ungenaue Entitätsdaten bei der Entscheidungsfindung verwendet werden.

Effizienz steigern

Die Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit trägt ebenfalls zur Steigerung der Effizienz bei. Dies bedeutet, dass es weniger wahrscheinlich ist, dass zwei Personen unterschiedliche Versionen derselben Datei erstellen; Es bedeutet, dass dieselbe Datenquelle verwendet wird, um das Geschäft voranzutreiben; und es bedeutet, dass die Zusammenarbeit zwischen Teams besser ist, Silos abgebaut und sowohl die Effizienz als auch die Kommunikation gesteigert werden. Die Entscheidung für eine Cloud-basierte Compliance–Software kann auch die Effizienz steigern, indem Dritte und Stakeholder in das System eingebunden werden – natürlich mit sorgfältig verwalteten Benutzerberechtigungen. Darüber hinaus tragen E-Signaturen dazu bei, die Unterzeichnungspflichten zu beschleunigen und manchmal Tage im Workflow zu sparen, während die Automatisierung den Unternehmenssekretär freisetzen kann, strategischer über seine Rolle nachzudenken.

Kosten senken

All diese Effizienzsteigerungen tragen dazu bei, die Kosten zu senken, da eine effizientere und schlankere Belegschaft die vorhandenen Ressourcen besser nutzt. Cloud-basierte Compliance-Software hilft auch, Kosten zu senken, indem sie Bürofläche und Lagerkosten spart; alles wird digital gespeichert, sodass kein Raum für Aktenschränke reserviert oder der lokale Server regelmäßig aktualisiert werden muss, um sicherzustellen, dass die Sicherheit erhalten bleibt.

Sicherer Betrieb

Apropos Sicherheit: Moderne Compliance-Software wurde speziell für die Anforderungen moderner Cybersicherheitsteams entwickelt. Marktführer im Bereich Cloud-basierter Legal Tech verwenden die besten Sicherheitsprotokolle, während erweiterte Benutzerberechtigungen dazu beitragen können, die Unternehmensdaten vor neugierigen Blicken zu schützen.

Flexibilität erhöhen

Dieses zentrale Repository, diese einzige Quelle der Wahrheit, hilft, flinkes Handeln und schnelles Denken zu ermöglichen. Da sich alles an einem Ort befindet, können Compliance-Manager und das gesamte Unternehmen sicher sein, dass sie ein vollständiges Bild vom Stand der Dinge haben und mithilfe von Entitätsdiagrammen die Szenarioplanung durchführen können, um zu sehen, was passieren könnte, wenn sie eine Änderung vornehmen.

Verbesserung der Leistung

Durch die Verbesserung der Zusammenarbeit, Effizienz und Flexibilität können Legal Operations–Teams, die mit einem Compliance–Software-Tool arbeiten, die Bereiche des Unternehmens zusammenführen, die einst isoliert waren – wie Treasury, Rechnungswesen, Finanzen, Compliance, Governance und Risikomanagement – und eine bessere Kommunikation und bessere Daten gewährleisten. Dies wiederum bringt bessere Einblicke und Analysen mit sich, die das Unternehmen zu einer besseren Leistung und mehr Wachstum (oder Rationalisierung, wenn dies das Endspiel ist) führen können.

Verfolgen Sie die kleinen Details und seien Sie strategischer

Mit dem Corporate Secretary und Legal Operations Teams Unter den geschäftigsten Teams in einer Organisation, insbesondere einer globalen, kann es leicht sein, dass die kleinen Details übersehen werden. Da sie sich darauf konzentrieren, regulatorische Fristen einzuhalten und die unmittelbaren Fäden der Compliance zusammenzuziehen, verpassen sie möglicherweise einen Vertrag, der erneuert werden muss, oder ein wichtiges Board-Papier, das unterzeichnet werden muss, bevor es eingereicht werden kann. Durch die Verwendung eines Compliance-Software-Tools zur Steigerung der Flexibilität und zur Verbesserung der Effizienz durch Automatisierung können Unternehmen diese wesentlichen Mitarbeiter freisetzen, um sicherzustellen, dass das Wesentliche des Alltags erledigt wird, und strategischer darüber nachdenken, wozu diese Details führen könnten.

Konformer sein

Und am Ende des Tages bedeutet all dies insgesamt eine bessere Compliance. Compliance-Software-Tools können Organisationen nicht nur dabei helfen, effizienter zu sein, Ressourcen besser zu nutzen, die Leistung zu verbessern und wesentliche Dinge wie Flexibilität, Effizienz, Sicherheit und Leistung zu verbessern, sondern auch bei der Verwendung dieser Tools kann es auch helfen die Organisation insgesamt konformer zu sein. Direkte Integrationen mit Aufsichtsbehörden tragen dazu bei, die Belastung durch regelmäßige Einreichungen zu verringern, während aktuelle und vollständige Unternehmensdaten bedeuten, dass diese Berichte auf den besten verfügbaren Informationen basieren. Dies bedeutet einen strafferen Ansatz für Compliance und Governance.

Finden Sie die richtige Compliance-Software für Ihr Unternehmen

All dies kann nur mit dem richtigen Compliance-Software-Tool erreicht werden, das den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Es gibt Fragen, die Sie an alle Anbieter stellen sollten, und Funktionen, die Sie sicherstellen sollten, dass Ihr ausgewähltes Compliance-Softwaretool über eine robuste Bewertung verfügt, die zur richtigen Entscheidung führt.

Compliance-Softwareanbieter sollten die Fähigkeit:

  • Workflows zentralisieren und automatisieren
  • Flexibel und skalierbar sein
  • Eine Vision für die Zukunft haben
  • Einen hervorragenden Kundenservice bieten
  • Ihre eigenen Erfolgsziele unterstützen
  • Sicherheit gewährleisten

Als Compliance-Software eines Experten auf diesem Gebiet hilft Diligent Entities Unternehmen dabei, ihre Unternehmensdaten zu zentralisieren, zu verwalten und effektiv zu strukturieren. Dies wiederum trägt zur Verbesserung der Unternehmensführung bei, um die Compliance besser sicherzustellen, Risiken zu mindern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Durch die Schaffung eines zentralen Repositorys für alle Unternehmens- und Compliance-Informationen hilft Diligent Entities den Rechtsabteilungen und Compliance-Teams, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterzugeben, um routinemäßige Geschäftsprozesse abzuschließen. Kontaktieren Sie uns und fordern Sie eine Demo an, um zu erfahren, wie Diligent Compliance die Vorteile eines führenden Compliance-Softwaretools für Ihre Rechtsgeschäfte nutzen kann.