Compliance operations management handler om at få de rigtige oplysninger til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt. Uden ajourførte enhedsoplysninger risikerer organisationer ikke kun at glide ind i en tilstand af manglende overholdelse eller miste deres gode status, men de risikerer også ineffektive operationer. De kan miste fleksibilitet og modstandsdygtighed, og vigtigere, de kan miste de små detaljer af syne, der kan skabe eller bryde forretningsstrategi og vækst.

arbejde med et compliance-værktøj kan hjælpe med at afbøde disse risici og give flere fordele for en organisations juridiske operationer. I denne artikel, vi ser på nogle af fordelene ved at bruge et compliance – værktøj-og det handler ikke kun om at tjekke boksen lovgivningsmæssig overholdelse, enten!

hvad kan compliance-programmer hjælpe dit team med at opnå?

Administrer og reducer risiko

ved at arbejde med et compliance-værktøj til at udjævne eventuelle kinks i arbejdsgange og processer arbejder du på at styre og reducere risikoen. Det kan også bruges til at oprette organisationsdiagrammer og enhedsdiagrammer for at visualisere hele strukturen for at fremhæve eventuelle problemer og kan bruges til at indgive rapporter direkte til tilsynsorganer. Meddelelser og dashboards hjælper med at markere eventuelle bekymringer, før de også bliver problemer, mens oprettelse af en enkelt sandhedskilde mindsker risikoen for, at duplikat-eller unøjagtige enhedsdata bruges i beslutningsprocessen.

øg effektiviteten

oprettelse af en enkelt sandhedskilde hjælper også med at øge effektiviteten. Det betyder, at det er mindre sandsynligt, at to personer opretter forskellige versioner af den samme fil; det betyder, at den samme datakilde bruges til at drive forretning; og det betyder, at der er bedre samarbejde på tværs af teams, nedbrydning af siloer og øget både effektivitet og kommunikation. At vælge et cloudbaseret compliance-program kan også øge effektiviteten ved at bringe tredjeparter og interessenter ind i systemet – med omhyggeligt administrerede brugertilladelser, selvfølgelig. Derudover hjælper esignaturer med at fremskynde underskrivende opgaver og sparer undertiden dage fra arbejdsgangen, mens automatisering kan frigøre virksomhedssekretæren til at tænke mere strategisk over deres rolle.

Reducer omkostningerne

alle disse effektivitetsgevinster hjælper med at nedbringe omkostningerne med en mere effektiv og strømlinet arbejdsstyrke, der udnytter de ressourcer, der er til rådighed, bedre. Cloud-baseret compliance-program hjælper også med at reducere omkostningerne ved at spare kontorlokaler og lageromkostninger; alt holdes digitalt, så der er ingen grund til at dedikere et rum til arkivskabe eller regelmæssigt opgradere den lokale server for at sikre, at sikkerheden forbliver intakt.

mere sikre operationer

Når vi taler om sikkerhed, er moderne compliance-programmer bygget med behovene hos moderne cybersikkerhedsteams i tankerne. Markedsledere inden for det skybaserede juridiske teknologifelt bruger det allerbedste inden for sikkerhedsprotokoller, mens forbedrede brugertilladelser kan hjælpe med at beskytte virksomhedens rekord mod nysgerrige øjne.

forbedre fleksibiliteten

at have det centrale arkiv, den eneste kilde til sandhed, hjælper med at muliggøre Kvikk handling og hurtig tænkning. Med alt på et sted kan compliance managers og den bredere virksomhed være sikre på, at de har det fulde billede af, hvordan tingene står, og kan bruge enhedsdiagrammering til at køre scenarieplanlægning for at se, hvad der kan ske, hvis de skulle foretage en ændring.

forbedre ydeevnen

ved at forbedre samarbejde, effektivitet og fleksibilitet kan juridiske driftsteams, der arbejder med et compliance – værktøj, samle de områder af virksomheden, der engang blev siloed – såsom treasury, accounting, finance, compliance, governance og risk management-og sikre bedre kommunikation og bedre data. Dette giver igen bedre indsigt og analyse, som kan drive organisationen mod bedre ydeevne og mere vækst (eller rationalisering, hvis det er slutspillet).

Spor de små detaljer og vær mere strategisk

med virksomhedssekretæren og juridiske operationshold blandt de travleste hold i en organisation, især en global, kan det være let for de små detaljer at blive overset. Da de fokuserer på at ramme lovgivningsmæssige frister og trække de øjeblikkelige tråde af overholdelse sammen, kan de gå glip af en kontrakt, der skal fornyes, eller et vigtigt bestyrelsespapir, der skal underskrives, før det kan arkiveres. Ved at bruge et compliance-værktøj til både at øge fleksibiliteten og forbedre effektiviteten gennem automatisering kan organisationer frigøre de vigtige medarbejdere for at sikre, at den daglige nitty-gritty bliver taget hånd om, samt at tænke mere strategisk om, hvad disse detaljer kan føre til.

Vær mere kompatibel

og i slutningen af dagen betyder alt dette bedre overholdelse generelt. Compliance – værktøjer kan ikke kun hjælpe organisationer med at være mere effektive, gøre bedre brug af ressourcer, forbedre ydeevnen og forbedre vigtige ting som fleksibilitet, effektivitet, sikkerhed og ydeevne, men ved at bruge disse værktøjer kan det også hjælpe organisationen med at være mere kompatibel generelt. Direkte integrationer med tilsynsorganer hjælper med at lette byrden ved regelmæssige arkiveringer, mens opdaterede og komplette enhedsdata betyder, at disse rapporter er baseret på de bedste tilgængelige oplysninger. Det betyder en mere strømlinet tilgang til compliance og governance.

Find det rigtige compliance-program til din organisation

alt dette kan kun opnås med det rigtige compliance-værktøj, der passer til din organisations behov og mål. Der er spørgsmål, du skal stille til alle leverandører, og funktioner, du skal sikre, at dit valgte compliance-værktøj har, for at muliggøre en robust vurdering, der fører til den rigtige beslutning.

leverandører af Compliance-programmer bør udvise evnen til at:

  • Centraliser og automatiser arbejdsgange
  • Vær fleksibel og skalerbar
  • har en vision for fremtiden
  • tilbyder god kundeservice
  • Support dine egne succesmål
  • vedligehold sikkerhed

da Compliance-programmet fra en ekspert på området hjælper flittige enheder organisationer med at centralisere, styre og effektivt strukturere deres virksomhedsrekord. Dette hjælper igen med at forbedre enhedsstyring for bedre at sikre overholdelse, mindske risikoen og forbedre beslutningstagningen.

Ved at oprette et centralt lager for alle oplysninger Om enhed og overholdelse hjælper flittige enheder juridiske operationer og compliance-teams med at overflade de rigtige oplysninger til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt for at gennemføre rutinemæssige forretningsprocesser. Kontakt os og anmod om en demo for at se, hvordan flittig overholdelse kan bringe fordelene ved et førende compliance-værktøj til dine juridiske operationer.